Digitale Signatur: So unterschreibst Du Verträge rechtssicher online

Vertrag ausdrucken, unterschreiben, einscannen, per E-Mail zurücksenden – dieser Ablauf kostet Zeit und wirkt im digitalen Arbeitsalltag zunehmend altmodisch. Mit einer digitalen Signatur unterschreibst Du Angebote, Verträge und Vereinbarungen in wenigen Minuten online. Doch nicht jede elektronische Unterschrift ist für jedes Dokument geeignet.

In diesem Ratgeber erfährst Du, welche Arten elektronischer Signaturen es gibt, welche rechtlichen Anforderungen gelten, für welche Dokumente sich die digitale Unterschrift eignet und worauf Du bei der Wahl eines Anbieters wie Skribble achten solltest.

Was ist eine digitale Signatur?

Im Alltag versteht man unter einer digitalen Signatur jede Form der elektronischen Unterschrift. Rechtlich spricht man von elektronischen Signaturen. Technisch steht hinter höherwertigen Signaturen ein kryptografisches Verfahren: Das Dokument wird mit einem digitalen Schlüssel versiegelt, sodass spätere Änderungen erkennbar sind und der Unterzeichner eindeutig zugeordnet werden kann.

Die rechtliche Grundlage in der Europäischen Union bildet die eIDAS-Verordnung. Sie legt fest, welche Arten elektronischer Signaturen es gibt und welche Rechtswirkung sie haben.

Die drei Arten elektronischer Signaturen

Einfache elektronische Signatur (EES)

Die einfachste Form ist zum Beispiel ein eingescannter Namenszug unter einer E-Mail, ein Klick auf „akzeptieren“ oder eine Unterschrift mit dem Finger auf dem Tablet. Sie eignet sich für Dokumente ohne Formvorschrift, etwa interne Freigaben, einfache Bestellungen oder viele Dienstleistungsverträge. Ihre Beweiskraft ist allerdings begrenzt.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Die fortgeschrittene Signatur ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht seine Identifizierung und macht nachträgliche Änderungen am Dokument erkennbar. Sie bietet eine deutlich höhere Beweiskraft und eignet sich für viele Geschäftsverträge, bei denen keine gesetzliche Schriftform vorgeschrieben ist.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die qualifizierte Signatur ist die höchste Stufe. Sie setzt eine Identitätsprüfung durch einen zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter voraus, etwa per Video-Ident oder Online-Ausweis. Die QES ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und erfüllt die gesetzliche Schriftform nach § 126a BGB.

Wann welche Signatur nötig ist

Grundsätzlich gilt in Deutschland Formfreiheit: Die meisten Verträge können formlos geschlossen werden, also auch mündlich, per E-Mail oder mit einer einfachen elektronischen Signatur. Eine bestimmte Form ist nur dann nötig, wenn das Gesetz oder eine Vereinbarung sie vorschreibt.

• Ohne Formvorschrift: einfache oder fortgeschrittene Signatur, zum Beispiel für Angebote, Auftragsbestätigungen, NDAs, viele Kauf- und Dienstleistungsverträge
• Gesetzliche Schriftform: qualifizierte elektronische Signatur, sofern die elektronische Form nicht ausgeschlossen ist
• Ausgeschlossene elektronische Form: Papier mit händischer Unterschrift, etwa für die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses nach § 623 BGB
• Notarielle Beurkundung: etwa bei Grundstückskauf oder der Übertragung von GmbH-Anteilen

Bei wichtigen Verträgen solltest Du die Formvorschriften im Zweifel mit einer Rechtsberatung klären. Wie die notarielle Form beim Kauf einer Gesellschaft funktioniert, erklärt unser Ratgeber GmbH kaufen.

Einsatzbereiche in Unternehmen

Die digitale Signatur spart in vielen Bereichen Zeit und Papier:

• Vertrieb: Angebote und Aufträge werden sofort bestätigt – ohne Medienbruch. Mehr dazu im Beitrag Angebot schreiben.
• Einkauf: Rahmenverträge mit Lieferanten schneller abschließen
• Personal: Vereinbarungen, Zusatzvereinbarungen und Richtlinien digital bestätigen lassen
• Verwaltung: Freigaben, Protokolle und Vollmachten
• Kooperationen: Vertraulichkeitsvereinbarungen mit Partnern und Freelancern

Gerade für Selbstständige, die viel unterwegs oder im Homeoffice arbeiten, ist die elektronische Unterschrift ein großer Gewinn. Weitere Werkzeuge für den digitalen Arbeitsalltag findest Du in unserem Überblick über digitale Tools für Selbstständige.

So funktioniert das Unterschreiben in der Praxis

1. Dokument hochladen: Du lädst die PDF-Datei in die Signaturplattform.
2. Unterzeichner festlegen: Namen, E-Mail-Adressen und gewünschte Signaturstufe angeben.
3. Einladung versenden: Die Beteiligten erhalten einen Link per E-Mail.
4. Identifizieren und unterschreiben: je nach Stufe per Klick, SMS-Code oder Identitätsprüfung.
5. Dokument archivieren: Das signierte Dokument wird mit Prüfprotokoll gespeichert.

Der gesamte Ablauf dauert oft nur wenige Minuten. Alle Beteiligten erhalten automatisch eine Kopie des unterschriebenen Dokuments.

Anbieter im Überblick

Am Markt gibt es zahlreiche Plattformen für elektronische Signaturen. Zu den bekannten Anbietern gehören DocuSign, Adobe Acrobat Sign, Yousign und Skribble.

Beispiel: Skribble

Skribble ist ein Anbieter aus der Schweiz, der alle drei Signaturstufen anbietet. Ein Schwerpunkt liegt auf der qualifizierten elektronischen Signatur nach europäischem und schweizerischem Recht. Die Bedienung ist bewusst einfach gehalten: Dokument hochladen, Unterzeichner einladen, unterschreiben. Für die qualifizierte Signatur ist eine einmalige Identifizierung nötig, danach können Nutzer Dokumente schnell rechtsgültig signieren.

Auswahlkriterien

• Signaturstufen: Werden alle Stufen angeboten, die Du brauchst?
• Rechtsräume: Gilt die Signatur in der EU und gegebenenfalls in der Schweiz?
• Datenschutz: Serverstandort und Auftragsverarbeitungsvertrag
• Integrationen: Anbindung an CRM, Cloud-Speicher oder Dokumentenmanagement
• Preismodell: Preis pro Nutzer, pro Signatur oder Kontingente
• Bedienung: Müssen Unterzeichner ein Konto anlegen oder geht es ohne?

Digitale Signatur im Personalwesen

Im Personalbereich fallen besonders viele Unterschriften an: Verträge, Zusatzvereinbarungen, Richtlinien, Schulungsnachweise und Bescheinigungen. Die digitale Signatur kann hier viel Aufwand sparen – vorausgesetzt, die Formvorschriften werden beachtet.

• Gut geeignet: Bestätigung von Richtlinien, Schulungsnachweise, Vereinbarungen zu Homeoffice oder Dienstwagen, Zielvereinbarungen
• Genau prüfen: befristete Arbeitsverträge, Wettbewerbsverbote und Verträge mit besonderen Formanforderungen
• Weiterhin Papier: Kündigung und Aufhebungsvertrag eines Arbeitsverhältnisses

Gerade im Arbeitsrecht haben sich die Regeln in den vergangenen Jahren mehrfach geändert, und für einzelne Dokumente gelten unterschiedliche Anforderungen. Lass Dich deshalb beraten, bevor Du Personalverträge vollständig auf digitale Unterschriften umstellst. Eine HR-Software mit integrierter Signaturfunktion kann den Ablauf zusätzlich vereinfachen – mehr dazu im Beitrag zu HR-Software für KMU.

Digitale Signatur im Ausland

Arbeitest Du mit Partnern außerhalb der EU, solltest Du prüfen, ob die gewählte digitale Signatur dort anerkannt ist. Viele Länder haben eigene Regeln. Internationale Anbieter dokumentieren meist, in welchen Rechtsräumen ihre Signaturen gelten. Bei wichtigen Verträgen kann es sinnvoll sein, das anwendbare Recht ausdrücklich zu vereinbaren.

Sicherheit und Beweiskraft

Eine wichtige Frage ist, wie gut sich eine elektronische Unterschrift im Streitfall beweisen lässt. Bei fortgeschrittenen und qualifizierten Signaturen dokumentiert ein Prüfprotokoll, wer wann unterschrieben hat und ob das Dokument danach verändert wurde. Qualifizierte Signaturen genießen vor Gericht eine besonders hohe Beweiskraft.

Achte außerdem auf eine sichere Archivierung. Signierte Dokumente sollten unveränderbar gespeichert und für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verfügbar sein. Viele Plattformen bieten dafür eigene Archive oder Schnittstellen zu Dokumentenmanagement-Systemen.

Digitale Signatur einführen: Schritt für Schritt

Der Umstieg auf die digitale Signatur gelingt am besten in kleinen Schritten. So gewinnen Team und Geschäftspartner Vertrauen in das neue Verfahren.

1. Dokumente sortieren: Liste die Verträge und Formulare auf, die Du regelmäßig unterschreiben lässt.
2. Formvorschriften prüfen: Ordne jedem Dokument die nötige Signaturstufe zu.
3. Anbieter testen: Nutze eine kostenlose Testphase mit echten, aber unkritischen Dokumenten.
4. Vorlagen anlegen: Wiederkehrende Verträge als Vorlage mit festen Signaturfeldern speichern.
5. Ablauf dokumentieren: Eine kurze Anleitung für Team und Kunden erstellen.
6. Archiv einrichten: Festlegen, wo signierte Dokumente gespeichert werden.

Kunden und Partner mitnehmen

Manche Geschäftspartner sind skeptisch, wenn sie zum ersten Mal digital unterschreiben sollen. Erkläre in der Einladung kurz, wie der Ablauf funktioniert und dass die Signatur rechtsgültig ist. Ein Hinweis auf den Anbieter und die verwendete Signaturstufe schafft zusätzliches Vertrauen. Nach der ersten Erfahrung überwiegt meist die Erleichterung über den schnellen Ablauf.

Digitale Signatur und Buchhaltung

Unterschriebene Verträge sind oft die Grundlage für Rechnungen. Verknüpfst Du die Signaturplattform mit Deiner Buchhaltungs- oder CRM-Software, entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess vom Angebot bis zur Zahlung. Wie ein CRM Deinen Vertrieb unterstützt, zeigt unser Beitrag zu CRM für Selbstständige.

Vorteile der digitalen Signatur

• Schnellere Abschlüsse: Verträge sind in Minuten statt Tagen unterschrieben.
• Weniger Kosten: Papier, Druck, Porto und Archivfläche entfallen.
• Ortsunabhängigkeit: Unterschreiben von überall, auch per Smartphone.
• Transparenz: Der Status jedes Dokuments ist jederzeit sichtbar.
• Nachhaltigkeit: Weniger Papier schont Ressourcen. Mehr Tipps im Beitrag Druckkosten senken.

Typische Fehler beim Umstieg

• Falsche Signaturstufe: Eine einfache Signatur reicht nicht, wo Schriftform verlangt ist.
• Formvorschriften ignoriert: Manche Erklärungen müssen weiterhin auf Papier erfolgen.
• Kein Archivkonzept: Signierte Dokumente gehen in E-Mail-Postfächern verloren.
• Datenschutz vergessen: Auch Signaturplattformen verarbeiten personenbezogene Daten.
• Partner nicht informiert: Kunden sollten wissen, wie der Ablauf funktioniert.

Fazit: Schneller, sicherer, papierlos

Die digitale Signatur macht Vertragsabschlüsse schneller, günstiger und ortsunabhängig. Für die meisten Geschäftsdokumente reichen einfache oder fortgeschrittene Signaturen. Wo das Gesetz Schriftform verlangt, kommt die qualifizierte elektronische Signatur zum Einsatz – und für einige Erklärungen bleibt Papier vorgeschrieben.

Wähle einen Anbieter, der die passenden Signaturstufen, guten Datenschutz und eine einfache Bedienung bietet. So wird die Unterschrift vom Engpass zum schnellsten Schritt im Vertragsprozess.

Dein nächster Schritt: Teste einen Anbieter mit einem unkritischen Dokument, etwa einer Vertraulichkeitsvereinbarung. So lernst Du den Ablauf kennen, bevor Du wichtige Verträge digital unterschreiben lässt. Nach wenigen Durchläufen wird die digitale Unterschrift zur Routine, die Dir bei jedem neuen Vertrag Zeit, Papier und Wege spart.

Häufige Fragen