Ein Mitarbeiter kommt wiederholt zu spät, eine Mitarbeiterin ignoriert Sicherheitsvorschriften, Absprachen werden nicht eingehalten. Irgendwann reicht ein freundliches Gespräch nicht mehr. Dann steht die Abmahnung im Raum – ein arbeitsrechtliches Instrument, das klare Grenzen setzt und zugleich eine zweite Chance gibt.
Wer eine Abmahnung aussprechen will, sollte die Spielregeln kennen. In diesem Ratgeber erfährst Du als Arbeitgeber, wann eine Abmahnung nötig ist, was hineingehört, welche Fehler sie unwirksam machen und wie Du das Gespräch mit dem Mitarbeitenden führst. Der Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung, gibt Dir aber eine solide Grundlage.
Was ist eine Abmahnung?
Mit einer Abmahnung beanstandest Du ein konkretes Fehlverhalten eines Mitarbeitenden und forderst ihn auf, sein Verhalten zu ändern. Gleichzeitig machst Du deutlich, dass im Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen drohen – bis hin zur Kündigung.
Die Abmahnung hat drei Funktionen:
- Hinweisfunktion: Der Mitarbeitende erfährt genau, welches Verhalten nicht in Ordnung ist.
- Warnfunktion: Er weiß, dass weiteres Fehlverhalten Folgen hat.
- Dokumentationsfunktion: Das Fehlverhalten ist schriftlich festgehalten.
Rechtlich ist die Abmahnung Ausdruck des Grundsatzes, dass vor einer Kündigung mildere Mittel ausgeschöpft werden müssen. Für Dauerschuldverhältnisse ist das in § 314 BGB angelegt.
Wann solltest Du eine Abmahnung aussprechen?
Eine Abmahnung kommt bei steuerbarem Fehlverhalten infrage – also bei Verhalten, das der Mitarbeitende selbst ändern kann. Typische Beispiele:
- Wiederholte Unpünktlichkeit
- Unentschuldigtes Fehlen oder verspätete Krankmeldung
- Missachtung von Arbeitsanweisungen
- Verstöße gegen Sicherheits- oder Datenschutzvorschriften
- Private Nutzung von Firmengeräten entgegen klarer Regeln
- Respektloses Verhalten gegenüber Kollegen oder Kunden
Bei krankheitsbedingten Fehlzeiten oder mangelnden Fähigkeiten, die der Mitarbeitende nicht beeinflussen kann, ist eine Abmahnung dagegen nicht das richtige Mittel. Bei sehr schweren Verstößen wie Diebstahl oder Tätlichkeiten kann sie entbehrlich sein – hier ist im Einzelfall auch eine sofortige Kündigung möglich.
Erst das Gespräch, dann die Abmahnung
Nicht jeder Fehler rechtfertigt sofort eine Abmahnung. Oft ist ein klares Gespräch der bessere erste Schritt. Viele Probleme lösen sich, wenn Erwartungen deutlich ausgesprochen werden. Eine Abmahnung aussprechen solltest Du dann, wenn sich das Verhalten trotz Gespräch nicht ändert oder der Verstoß von vornherein gewichtig ist.
Inhalt: Was in eine Abmahnung gehört
Eine Abmahnung ist nur wirksam, wenn sie bestimmte inhaltliche Anforderungen erfüllt. Diese Bestandteile sind entscheidend:
- Konkrete Beschreibung des Fehlverhaltens: Was ist wann, wo und wie passiert? Pauschale Vorwürfe wie „Sie kommen ständig zu spät“ reichen nicht.
- Benennung der verletzten Pflicht: Gegen welche Regel aus Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Anweisung wurde verstoßen?
- Aufforderung zur Verhaltensänderung: Klare Erwartung, wie sich der Mitarbeitende künftig verhalten soll.
- Androhung von Konsequenzen: Hinweis, dass im Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Maßnahmen bis zur Kündigung folgen können.
Ergänze Datum, Unterschrift und den Namen der ausstellenden Person. Diese muss weisungsbefugt sein, also etwa Inhaber, Geschäftsführer oder direkte Vorgesetzte.
Beispiel für eine konkrete Formulierung
Statt „Sie halten sich nicht an Arbeitszeiten“ lautet eine gute Formulierung: „Am 3., 7. und 12. März haben Sie Ihre Arbeit nicht wie im Arbeitsvertrag vereinbart um 8:00 Uhr aufgenommen, sondern um 8:25 Uhr, 8:40 Uhr und 8:35 Uhr. Wir fordern Sie auf, künftig pünktlich zu erscheinen. Im Wiederholungsfall müssen Sie mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur Kündigung rechnen.“
Abmahnung aussprechen: Form und Zustellung
Gesetzlich ist für die Abmahnung keine Form vorgeschrieben. Auch eine mündliche Abmahnung ist wirksam. In der Praxis solltest Du sie aber immer schriftlich erteilen. Nur so kannst Du im Streitfall beweisen, dass und mit welchem Inhalt abgemahnt wurde.
- Persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung
- Übergabe im Beisein eines Zeugen, wenn keine Bestätigung unterschrieben wird
- Zustellung per Bote, wenn der Mitarbeitende abwesend ist
Die Empfangsbestätigung bestätigt nur den Erhalt, nicht die Richtigkeit des Inhalts. Darauf solltest Du den Mitarbeitenden hinweisen, damit er unterschreibt.
Typische Fehler, die eine Abmahnung unwirksam machen
- Pauschale Vorwürfe ohne Datum und konkrete Beschreibung
- Mehrere Vorwürfe in einem Schreiben, von denen einer nicht zutrifft
- Fehlende Androhung von Konsequenzen
- Unverhältnismäßigkeit bei Bagatellen
- Zu viele Abmahnungen für dasselbe Verhalten ohne Folgen – sie verlieren ihre Warnwirkung
- Falsche Person als Aussteller ohne Weisungsbefugnis
Besonders der zweite Punkt wird oft unterschätzt. Enthält eine Abmahnung mehrere Vorwürfe und ist nur einer davon unbegründet, kann der Mitarbeitende die Entfernung der gesamten Abmahnung verlangen. Erteile deshalb für unterschiedliche Verstöße lieber getrennte Abmahnungen.
Das Abmahnungsgespräch führen
Wenn Du eine Abmahnung aussprechen musst, ist das Gespräch mindestens so wichtig wie das Schreiben selbst. Eine Abmahnung ist für beide Seiten unangenehm. Ein gut vorbereitetes Gespräch hilft, die Situation sachlich zu halten und eine Verbesserung zu erreichen.
- Vorbereiten: Fakten zusammenstellen, Abmahnung schriftlich fertig haben
- Ruhigen Rahmen wählen: Einzelgespräch ohne Zeitdruck und Zuhörer
- Sachlich bleiben: Verhalten beschreiben, nicht die Person bewerten
- Zuhören: Dem Mitarbeitenden Gelegenheit zur Stellungnahme geben
- Erwartungen klären: Gemeinsam festhalten, was sich ändern soll
- Unterstützung anbieten: Gibt es Gründe, die Du beeinflussen kannst?
Manchmal stecken hinter Fehlverhalten private Probleme, Überlastung oder Unklarheiten im Ablauf. Ein offenes Gespräch kann solche Ursachen sichtbar machen. Wie Du Aufgaben und Erwartungen grundsätzlich klar formulierst, erklärt unser Ratgeber Delegieren lernen.
Rechte des Mitarbeitenden
Auch der abgemahnte Mitarbeitende hat Rechte. Er kann eine Gegendarstellung verfassen, die zur Personalakte genommen werden muss. Das Recht auf Einsicht in die Personalakte und auf Erklärungen dazu ist etwa in § 83 Betriebsverfassungsgesetz geregelt. Außerdem kann er verlangen, dass eine unberechtigte Abmahnung entfernt wird, und notfalls das Arbeitsgericht anrufen.
Diese Rechte sind ein weiterer Grund, jede Abmahnung sorgfältig zu formulieren. Eine sachlich korrekte, konkrete Abmahnung hält einer Überprüfung stand – eine pauschale oder überzogene dagegen selten.
Nach der Abmahnung
Die Abmahnung kommt in die Personalakte. Beobachte in den folgenden Wochen, ob sich das Verhalten ändert. Erkenne Verbesserungen ausdrücklich an – das motiviert und zeigt, dass es Dir um die Zusammenarbeit geht, nicht um Bestrafung.
Wiederholt sich das abgemahnte Verhalten, kann eine verhaltensbedingte Kündigung möglich werden. Lass Dich in diesem Fall unbedingt von einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht beraten, bevor Du handelst. Fehler bei der Kündigung können teuer werden.
Wie lange wirkt eine Abmahnung?
Eine feste Frist, nach der eine Abmahnung verfällt, gibt es nicht. Nach längerer Zeit ohne Beanstandung kann sie ihre Warnfunktion jedoch verlieren. Wie lange das dauert, hängt von der Schwere des Verstoßes und den Umständen ab.
Abmahnung aussprechen in besonderen Fällen
Auszubildende
Auch Auszubildende können abgemahnt werden. Da das Ausbildungsverhältnis nach der Probezeit nur aus wichtigem Grund gekündigt werden kann, ist eine sorgfältige Dokumentation besonders wichtig. Bei minderjährigen Auszubildenden sollte die Abmahnung zusätzlich an die Erziehungsberechtigten gerichtet werden. Sprich außerdem frühzeitig mit der zuständigen Kammer, wenn sich Probleme abzeichnen.
Minijobber und Teilzeitkräfte
Für Minijobber und Teilzeitkräfte gelten dieselben Regeln wie für Vollzeitbeschäftigte. Auch hier ist die Abmahnung Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung, sofern das Kündigungsschutzgesetz greift. In Kleinbetrieben mit bis zu zehn Mitarbeitenden gilt der allgemeine Kündigungsschutz zwar nicht, eine Abmahnung schafft aber dennoch Klarheit und schützt vor dem Vorwurf willkürlicher Entscheidungen.
Unternehmen mit Betriebsrat
Ein Betriebsrat muss vor einer Abmahnung nicht angehört werden – anders als vor einer Kündigung. Es kann aber sinnvoll sein, ihn über wiederkehrende Probleme zu informieren, etwa wenn mehrere Mitarbeitende gegen dieselbe Regel verstoßen. Oft lässt sich dann gemeinsam eine Lösung finden, die Abmahnungen überflüssig macht.
Abmahnung bei Remote-Arbeit
Arbeiten Mitarbeitende im Homeoffice, verschieben sich typische Konflikte: Erreichbarkeit, Arbeitszeiten und Datenschutz rücken in den Vordergrund. Regle diese Punkte schriftlich, bevor es zu Problemen kommt. Nur wenn klare Vorgaben bestehen, kannst Du Verstöße später wirksam abmahnen.
Prävention: Klare Regeln vermeiden Konflikte
Die beste Abmahnung ist die, die Du nicht schreiben musst. Klare Regeln, transparente Erwartungen und regelmäßige Feedbackgespräche verhindern viele Konflikte von vornherein.
- Arbeitszeiten, Pausen und Erreichbarkeit schriftlich regeln
- Regeln zur Nutzung von Firmengeräten und Daten festlegen
- Neue Mitarbeitende strukturiert einarbeiten
- Regelmäßige Mitarbeitergespräche führen
- Probleme früh und direkt ansprechen
Eine digitale Zeiterfassung schafft außerdem Transparenz über Arbeitszeiten. Welche Lösungen es gibt, zeigt unser Vergleich zu HR-Software für KMU.
Fazit: Abmahnung aussprechen – klar, konkret und fair
Eine Abmahnung aussprechen ist für Arbeitgeber selten angenehm, aber manchmal unvermeidbar. Eine Abmahnung ist ein wichtiges Instrument, um Fehlverhalten zu beenden und die Zusammenarbeit zu sichern. Sie wirkt nur, wenn sie konkret, sachlich richtig und verhältnismäßig ist. Beschreibe das Verhalten genau, benenne die verletzte Pflicht, formuliere Deine Erwartung und kündige Konsequenzen an.
Führe das Gespräch respektvoll und gib Deinem Mitarbeitenden die Chance, sich zu verbessern. Bei Unsicherheiten oder vor einer Kündigung solltest Du immer fachkundigen Rat einholen.
Häufige Fragen
Wann ist eine Abmahnung nötig?
Eine Abmahnung ist in der Regel Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung. Sie kommt bei steuerbarem Fehlverhalten wie wiederholter Unpünktlichkeit, unentschuldigtem Fehlen oder Verstoß gegen Anweisungen infrage. Bei schweren Verstößen kann sie entbehrlich sein.
Muss eine Abmahnung schriftlich erfolgen?
Gesetzlich ist keine Form vorgeschrieben, auch eine mündliche Abmahnung ist wirksam. Aus Beweisgründen solltest Du sie aber immer schriftlich erteilen und den Zugang dokumentieren.
Was muss in einer Abmahnung stehen?
Die genaue Beschreibung des Fehlverhaltens mit Datum und Uhrzeit, der Hinweis auf die verletzte Pflicht, die Aufforderung, das Verhalten künftig zu unterlassen, und die Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen bis hin zur Kündigung.
Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?
Eine feste Frist gibt es nicht. Nach längerer Zeit beanstandungsfreien Verhaltens kann eine Abmahnung ihre Wirkung verlieren. Maßgeblich sind die Umstände des Einzelfalls.
Kann sich der Mitarbeitende gegen eine Abmahnung wehren?
Ja. Er kann eine Gegendarstellung zur Personalakte geben, die Entfernung der Abmahnung verlangen oder sie arbeitsgerichtlich überprüfen lassen. Deshalb sollte jede Abmahnung sachlich richtig und konkret sein.
